Hỏi: Đổi số tài khoản trên hóa đơn điện tử, thực hiện thế nào?

Khoản 1, Khoản 3 Điều 35 Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hiệu lực thi hành:

“1. Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 11 năm 2018.

… 3. Trong thời gian từ ngày 1/11/2018 đến ngày 31/10/2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/1/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành…”.

Khoản 2 Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định:

“2. Phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: Tên đơn vị phát hành hóa đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hoá đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế).

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng.

Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này.

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử”.

Khoản 1 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ Tài chính quy định:

“1. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy

a) Tên loại hóa đơn;…

b) Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn;…

c) Tên liên hóa đơn;…

d) Số thứ tự hóa đơn;…

đ) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

e) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;…

h) Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn;

i) Tên tổ chức nhận in hóa đơn…”.

Tại Điểm 1.2 Phụ lục 1 hướng dẫn ký hiệu và ghi thông tin bắt buộc trên hóa đơn ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 quy định:

“Số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn thay đổi khi có một trong các tiêu chí trên mẫu hóa đơn đã thông báo phát hành thay đổi như: Một trong các nội dung bắt buộc; kích thước của hóa đơn; nhu cầu sử dụng hóa đơn trên từng bộ phận sử dụng nhằm phục vụ công tác quản lý…”.

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp công ty đã thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên hóa đơn có tiêu thức “số tài khoản”, nay công ty muốn thay đổi “số tài khoản” là chỉ tiêu không bắt buộc trên hóa đơn nên công ty không cần thay đổi số thứ tự mẫu hóa đơn. Do đó, đối với các hóa đơn điện tử đã phát hành trước còn tồn chưa sử dụng hết, công ty gửi hóa đơn điện tử mẫu với tiêu thức “số tài khoản” đã thay đổi (theo đúng định dạng gửi cho người mua), ký điện tử gửi cơ quan Thuế quản lý để tiếp tục sử dụng.