Hỏi: Chế độ phụ cấp cho công chức văn thư - lưu trữ

Bộ Nội vụ trả lời vấn đề này như sau:

Hiện nay chưa có văn bản quy phạm pháp luật quy định về chế độ phụ cấp đối với công tác văn thư. Việc quy định về chế độ công tác phí đối với việc đi lại của công chức văn thư được quy định tại quy chế chi tiêu cụ thể của đơn vị, trên cơ sở căn cứ theo Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28/54/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị (sửa đổi, bổ sung tại Thông tư số 12/2025/TT-BTC ngày 19/3/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính).

Đối với công tác lưu trữ, theo hướng dẫn tại Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 5/1/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức và Công văn số 2939/BNV-TL ngày 4/10/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ thì phạm vi và đối tượng áp dụng phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với ngành lưu trữ là công chức, viên chức trực tiếp làm việc trong các kho lưu trữ thuộc các cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước, bao gồm:

- Mức 2, hệ số 0,2 tính theo lương tối thiểu đối với cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công việc lựa chọn, phân loại, bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ.

- Mức 3, hệ số 0,3 tính theo lương tối thiểu đối với cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công việc khử trùng tài liệu, tu sửa phục chế tài liệu hư hỏng.

Phụ cấp độc hại, nguy hiểm được tính theo thời gian thực tế làm việc tại nơi có các yếu tố độc hại, nguy hiểm; nếu làm việc dưới 4 giờ trong ngày thì được tính bằng 1/2 ngày làm việc, nếu làm việc từ 4 giờ trở lên thì được tính cả ngày làm việc. Phụ cấp độc hại, nguy hiểm được trả cùng kỳ lương hằng tháng và không để dùng tính đóng, hưởng chế độ BHXH. Cách tính và nguồn kinh phí chi trả phụ cấp thực hiện theo quy định tại khoản 3 mục II Thông tư số 07/2005/TT-BNV.

Chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật

Theo quy định tại Thông tư số 11/2020/TT-BLĐTBXH ngày 12/11/2020 của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành Danh mục nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm và nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thì những người trực tiếp làm hoạt động lưu trữ tại kho, phòng kho lưu trữ, xưởng kỹ thuật bảo quản được hưởng các chế độ chính sách theo điều kiện lao động loại IV (chịu tác động của các yếu tố độc hại, nguy hiểm gồm: bụi, hóa chất, nấm mốc, vi sinh vật có hại).

Ngày 19/7/2019, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đã ban hành văn bản số 2949/LĐTBXH-ATLĐ về việc xác định mức bồi dưỡng bằng hiện vật đối với ngành lưu trữ; theo đó Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội và Bộ Y tế thống nhất chỉ thực hiện bồi dưỡng bằng hiện vật ở mức 1 đối với chức danh nghề "Trực tiếp làm hoạt động lưu trữ tại kho, phòng kho lưu trữ, xưởng kỹ thuật bảo quản".

Hiện nay, chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với ngành lưu trữ vẫn đang áp dụng mức 1 theo Văn bản số 2949/LĐTBXH-ATLĐ của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội do các yếu tố độc hại, nguy hiểm đối với chức danh nghề này chưa thay đổi.

Từ ngày 1/3/2023, bồi dưỡng hiện vật được tính theo định suất hằng ngày và có giá trị bằng tiền theo mức 1 là 13.000 đồng theo quy định tại Thông tư số 24/2022/TT-BLĐTBXH ngày 30/11/2022 của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định việc bồi dưỡng bằng hiện vật đối với người lao động làm việc trong điều kiện có yếu tố nguy hiểm, yếu tố có hại; áp dụng theo thời gian làm việc thực tế theo hướng dẫn tại điểm a, trong trường hợp người lao động làm thêm giờ thì định suất bồi dưỡng bằng hiện vật được tăng lên tương ứng với số giờ làm thêm theo nguyên tắc trên.

Việc tổ chức bồi dưỡng bằng hiện vật phải bảo đảm quy định:

- Thực hiện trong ca, ngày làm việc, bảo đảm thuận tiện, an toàn, vệ sinh thực phẩm. Trường hợp người lao động làm công việc lưu động, phân tán, ít người hoặc các công việc khác có tổ chức lao động không ổn định mà không thể tổ chức bồi dưỡng tập trung tại chỗ, người sử dụng lao động phải cấp hiện vật cho người lao động để người lao động có trách nhiệm tự bồi dưỡng theo quy định. Trong trường hợp này, người sử dụng lao động phải lập danh sách cấp phát, có ký nhận của người lao động; thường xuyên kiểm tra việc thực hiện bồi dưỡng của người lao động.

- Không được trả bằng tiền, không được trả vào lương (bao gồm cả việc đưa vào đơn giá tiền lương) thay cho hiện vật bồi dưỡng. Như vậy, nếu UBND địa phương bố trí kho, phòng kho lưu trữ để tổ chức hoạt động lưu trữ thì công chức làm công tác lưu trữ trong kho được hưởng chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm và chế độ bồi dưỡng hiện vật.

Trên cơ sở các quy định nêu trên, người đứng đầu cơ quan xác định công chức làm công tác lưu trữ được bố trí công việc trực tiếp trong kho lưu trữ được hưởng các chế độ theo quy định của pháp luật.