Hỏi: Khi nào phải làm thủ tục đăng ký lại khai sinh?

UBND huyện Đình Lập, tỉnh Lạng Sơn trả lời vấn đề này như sau:

Theo quy định của Luật Hộ tịch năm 2014 có hiệu lực từ ngày 1/1/2016 và các văn bản hướng dẫn thi hành hiện tại thì không còn thủ tục cấp lại bản chính Giấy khai sinh.

Theo phản ánh của bà Trang, bà có nhờ bố đẻ đi trích lục khai sinh, tuy nhiên sổ đăng ký khai sinh năm 1988 qua quá trình sử dụng và vận chuyển, đơn vị công tác đến nay đã không còn lưu trữ. Do đó, việc cấp Trích lục khai sinh (bản sao) cũng như Bản sao Giấy khai sinh sẽ không thực hiện được.

Trong tháng 8/2022, cha đẻ của bà Trang đã đến UBND thị trấn Đình Lập đề nghị cấp bản sao Trích lục khai sinh cho con tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tại UBND thị trấn Đình Lập, công chức Tư pháp – Hộ tịch sau khi kiểm tra sổ hộ tịch lưu tại UBND thị trấn nhận thấy sổ đăng ký khai sinh năm 1988 hiện không còn lưu trữ, bà Trang chưa đăng ký khai sinh lần nào từ năm 1988 đến nay, sau đó cha bà Trang đề nghị đăng ký lại khai sinh cho con.

Khi tiếp nhận các giấy tờ, cha bà Trang xuất trình thẻ Căn cước công dân. Công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả UBND thị trấn nhận thấy chưa đủ điều kiện để thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh theo quy định. Công chức Tư pháp – Hộ tịch đã trả lại giấy tờ và hướng dẫn cha bà Trang cung cấp thêm một số giấy tờ cần thiết khác làm căn cứ đăng ký lại khai sinh theo quy định.

Đối chiếu với các loại giấy tờ bà Trang cung cấp cơ bản đã đủ các loại giấy tờ để đăng ký lại khai sinh theo quy định (tuy nhiên do trong phản ánh bà Trang không nêu rõ đã từng công tác tại cơ quan, đơn vị nào. Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha – con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý) và các điều khoản của Luật Hộ tịch, Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì bà Trang sẽ thực hiện thủ tục Đăng ký lại khai sinh.

Để giúp cho việc đăng ký lại khai sinh được thuận lợi, bà Trang có thể truy cập vào Quyết định số 1872/QĐ-BTP ngày 4/9/2020 của Bộ Tư pháp về việc công bố thủ tục hành chính được chuẩn hóa, thủ tục hành chính được ban hành mới, thủ tục hành chính được thay thế, thủ tục hành chính bị bãi bỏ trong các lĩnh vực Tư pháp thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp, hoặc Quyết định số 2264/QĐ-UBND ngày 3/11/2020 của Chủ tịch UBND tỉnh Lạng Sơn: Thủ tục số 17 của cấp xã để biết thêm thông tin về việc đăng ký lại khai sinh, đề nghị công dân tra cứu mã Thủ tục hành chính số 1.004884.000.00.00.H37 tại địa chỉ https://dichvucong,langson.gov.vn/.

Thẩm quyền thực hiện đăng ký lại khai sinh căn cứ Khoản 1, Điều 25 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015: "UBND cấp xã, nơi đăng ký khai sinh, kết hôn trước đây hoặc UBND xã nơi người yêu cầu thường trú, thực hiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn".

Vậy theo những căn cứ trên bà Trang có thể đăng ký lại khai sinh tại nơi đăng ký khai sinh trước đây hoặc tại nơi có hộ khẩu thường trú theo quy định của pháp luật hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc gửi hồ sơ theo hệ thống đăng ký trực tuyến.

Có thể ủy quyền làm thủ tục đăng ký lại khai sinh

Trong trường hợp bà Trang không thể trực tiếp đến làm thủ tục đăng ký lại khai sinh thì phải có giấy ủy quyền theo quy định tại Khoản 1, Điều 2 Thông tư số 04/2020/TT-BTP:

"Việc ủy quyền đăng ký hộ tịch: Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật Hộ tịch (sau đây gọi là yêu cầu đăng ký hộ tịch) được ủy quyền cho người khác thực hiện thay; trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con thì không được ủy quyền cho người khác thực hiện, nhưng một bên có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền, không phải có văn bản ủy quyền của bên còn lại. Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực".

Căn cứ quy định tại Khoản 5, Điều 12 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP của Chính phủ: "Đối với các việc hộ tịch pháp luật quy định người có yêu cầu đăng ký hộ tịch phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào Sổ hộ tịch và nhận kết quả bao gồm: Khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; khai tử, thì người có yêu cầu đăng ký hộ tịch chỉ được nhận kết quả theo phương thức quy định tại Điểm d, Khoản 4 Điều này. Khi đến nhận kết quả tại cơ quan đăng ký hộ tịch, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch phải nộp, xuất trình các giấy tờ, tài liệu là thành phần hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định pháp luật hộ tịch".